タイムカードによる労働時間管理？あなたの会社はちゃんと労務管理できていますか？
総務の志田部長、タイムカードの不正打刻について社長から指摘される。
1. タイムカードによる労働時間管理？
タイムカードは、欠勤などの賃金控除、残業などの割増賃金といった、給与計算に欠かせない最も基礎のデータとなる。
また、健康管理のための長時間労働をチェックしたり、担当業務の負荷の大小から人事配置を検討する場合など、労務管理上の大変重要なツールとなっている。
ところが、「不正打刻」や「打刻忘れ」など、タイムカードを巡るトラブルは少なくない。
企業のなかには、タイムカードから出勤簿による自己申告制へ変更するような企業もあるが、労働基準監督署はこれを快く思わない。
タイムカードによる労働時間管理を正しく運用するためには、不正打刻に対する懲戒処分と時間外労働手続きのルールについてそれぞれ定め、従業員に周知徹底することが重要である。
2. 労働時間の確認・記録の方法と書類の保存
厚生労働省は「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を定め、次のような管理を求めている。
(1)始業・終業時刻の確認・記録 使用者は、労働時間を適正に管理するために、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること。
(2)記録・確認する際の原則的な方法 使用者自らが現認・記録するか、タイムカード、ICカード等の客観的な記録を基礎として確認・記録すること。
(3)自己申告制を採用する場合の措置 ①労働者に対し、労働時間を正しく記録し、適正に自己申告するよう十分な説明を行うこと。 ②申告と実態とが合致しているかどうか必要に応じて実態調査をすること。 ③労働者の労働時間の適正な申告を阻害する目的で時間外労働時間数の上限を設定しないこと。
(4)労働時間の記録の保存 労働時間の記録に関する書類は3年間保存すること。
上記基準にあるように、従業員による自己申告制はあくまでも例外的な措置である。
そもそも自己申告制による労働時間の管理には、割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった問題が生じている点を国も懸念しており、そのために出されたのがこの基準であるという点に注意しなければならない。
3. タイムカードの不正に対する懲戒処分と時間外労働手続きのルール
タイムカードによる出退勤の記録・管理については、記録された時間が本当なのか、不正な打刻はないのかが問題となる。
ちなみに、タイムカードを打刻させた後で仕事をさせるなど、いわゆるサービス残業という会社側の不正もあるが、ここでは従業員側の不正について考えてみる。
従業員の不正としては、タイムカードを他人に打刻してもらう、頼まれて他人のタイムカードを打刻してあげるなどがある。また、やるべき仕事がないのに会社に居残り、あたかも残業をしたかのようにタイムカードを打刻、残業代を不正請求するケースなどもある。
こうしたタイムカードの不正打刻、労働時間の虚偽申告に関しては、就業規則に懲戒事由として定め、タイムカードの打刻機のところにその旨を警告する表示を行うなど、労働者に周知徹底させることが重要である。
タイムカードの不正打刻の裁判例では非常に厳しい判断がなされており、欠勤した同僚のタイムカードを不正に打刻した従業員を懲戒解雇した事案では、懲戒解雇が有効とされた。
次に、時間外労働をする際の手続きについてである。上司に断わりもなく自発的に残業をしているケースは少なくないが、原則「残業申告書による事前承認を要する」といった職場のルール確立が極めて重要である。ダラダラ残業やツキアイ残業をなくす上では大いに効果がある。
注意しなければならないのは、使用者または上司が承認しないなかで行われる残業である。つまり、それと知りながら放置していたような場合であるが、これは実質、残業を認めたことになる。
また、使用者または上司が残業の事実を知らなかった場合でも、使用者の具体的に指示した仕事が客観的にみて正規の勤務時間内で終了するのが困難と認められれば、これも残業となるので注意が必要である。
POINT
労働時間をタイムカードではなく自己申告制で記入させるケースは多いが、厚生労働省は、これを望ましい管理とはみていない。
タイムカードの不正打刻は懲戒処分の対象となり、就業規則等で周知していれば、懲戒解雇もできる可能性がある。
時間外労働の際は、残業申告書による上司の事前承認ルールを定め、無用なダラダラ残業やツキアイ残業を排除する。
4. まとめ
勤怠がちゃんとできていないと従業員の不信感にもつながります。退職した社員が労基署に駆け込み、残業代を請求してきたなんてこともあります。
また、お手続きの際に出勤簿を求めらることがあります。しっかり管理していないと労基署
に目をつけられてしまうかもしれません。
freee fan community では、現在freee365日人事労務利用料365日無料トライアルを実施しています。
無料トライアルでは、管理監督者・裁量労働制・フレックス制に対応した、プロフェッショナルプランがご利用いただけます。
詳しい機能はこちら
導入の流れ
・下のボタン（お問い合わせはこちら）をクリックすると、お問い合わせフォームに飛びますので、情報をご記入し、送信を押してください。 ・登録メールアドレス宛に「招待メール」をお送りします。本文ＵＲＬからパスワードを設定してください。 ・ログイン画面が表示されますので、登録メールアドレスと設定パスワードでログインしてください。 ・「ホーム」画面が表示されますので「設定」をクリックしてください。給与計算をするための各種設定を行います。 ・「設定」については、こちらの動画をご確認ください。