【給与計算の初心者向け】わかりやすい給与計算業務の流れイメージ



給与計算業務を行うにあたり、初心者だとどういう風に毎月業務が行われていく流れなのか、給与計算ってどうやるの?と疑問や不安が湧くのではないでしょうか。給与計算の流れや方法、注意すべき点などを知れば初心者でも給与計算ができます。給与計算を初心者が行ううえでのひと月の業務の流れや実際に給与計算するための手順、注意すべき点、ポイントなどをこの記事でわかりやすく説明します。



給与計算初心者が理解すべき業務のひと月の流れ

毎月の給与計算業務は、次の流れで進めていきます。

①勤怠管理で残業手当の計算
②不労分の控除額を計算(欠勤、遅刻など)
③給与の総合支給額の計算
④控除額(保険料、税金など)の計算
⑤差し引き支給額の決定
⑥給与明細書の準備と金融機関への振り込み
⑦翌月10日までに社会保険料・税金を関係機関へ納付

毎月の給与計算には、「締め日」と「支給日」があります。「締め日」に勤怠を締めます。

締め日までの勤怠管理、手当申請・変更の情報をもとにその月の給与計算を行います。

「締め日」から「支給日」までの間に行うのが給与計算です。


給与計算で基本となる給与の仕組みを初心者は知ろう

給与として支払われるものは、次の3つです。

  • 基本給

各種手当(残業手当や通勤手当、役職手当等)、業績に応じて支給される給与を除いた賃金が基本給です。

  • 手当(役職手当、家族手当、地域手当、住宅手当、資格手当など)

手当は、その条件を満たした人に支払われる報酬です

  • 残業手当・休日出勤手当・深夜割増代といった変動的な支給額

残業手当(時間外労働)における割増賃金などは、法廷内と法定外で取り扱いは変わります。

初心者は社則・就業規則・会社との労働契約内容などを確認し、条件や支給額などをきちんと確認するようにしましょう。


給与計算業務の前に初心者が覚えるべき2つの基礎知識

1.賃金支払い5原則

給与計算をする前に賃金を支払う際には、労働基準法で定められたルールに従う必要があります。

企業が守るべき原則は5つあるので覚えておきましょう。

①原則として通貨で支払う
②原則して直接労働者に支払う
③原則として全額支払う
④毎月1回以上支払う(一部適用除外あり)
⑤一定の期日を定めて支払う(一部適用除外あり)

2.最低賃金ルールの確認

最低賃金とは、基準内(所定内)給与が対象となります。基本給と諸手当が対象になりますが、以下の3つは最低賃金の対象とはなりません。

<最低賃金に当たらない諸手当>

  • 皆勤手当

  • 通勤手当

  • 家族手当

残業手当は、基準外(所定外)給与になりますが、残業手当は最低賃金を上回る必要があります。


初心者が覚えるべき総支給額と控除額の計算方法

給与計算業務をミスなく行うためには正しい計算方法を知る必要があります。

総支給額を計算する

最初に、従業員情報をもとに総支給額を計算します。

【総合支給額】=【基本給】+【諸手当】−【不労分の控除】

諸手当には、「固定手当」と「変動手当」の2種類あります。

  • 固定手当に該当するもの ・・・ 役職手当、資格手当、住宅手当など毎月一定額

  • 変動手当に該当するもの ・・・ 残業手当、休日手当など毎月変動

残業手当、休日手当はそれぞれ割増率が労働基準法で以下のように定められています。

  • 残業手当 ・・・25%

  • 休日出勤手当 ・・・35%

  • 深夜勤務手当 ・・・25%

勤怠管理から計算するのですが、間違いがあっては大変ですので、初心者は他の人にダブルチェックをしてもらうようにしましょう。

控除額(保険料、税金)を計算する

控除額とは、「保険料」や「税金」などを合わせた金額のことです。

1.保険料の計算

  • 社会保険料(健康保険、厚生年金保険、介護保険)

  • 雇用保険料

それぞれの計算方法は次のとおりです。

社会保険料

【各保険料】=【標準報酬月額】+ 【保険料率】

【標準報酬月額】は、社会保険料を計算しやすくするために報酬月額の区分(等級)ごとに設定されている計算用の金額(標準報酬月額等級表)のことです。

標準報酬月額等級表は「全国健康保険協会(協会けんぽ)」のHPで公開されているので確認しましょう。

社会保険料は、労使折半(企業と従業員が50%ずつ負担)のため、標準報酬月額の半分を控除します。

また保険料率は都道府県ごとに定められています。健康保険・厚生年金保険・介護保険それぞれで異なりますので、計算する際は気をつけましょう。

雇用保険料

【総支給額】+【保険料率】

雇用保険料の保険料率は、事業の種類によって異なり、雇用保険料率は、厚生労働省から毎年発表されます。

雇用保険料は、企業と従業員の双方で負担します。

2.税金の計算

税金には、所得税と住民税とがあり、所得税は源泉徴収といい、住民税は特別徴収と言います。

毎月納付額を計算し給与から差し引いて、12月の年末調整で正しい金額に調整する仕組みとなっています。

所得税の計算方法

【課税対象額】=【総合支給額】−【非課税対象の手当】−【社会保険料+雇用保険料】

【所得税(源泉所得税)】=【課税対象額】+ 所得税率

なお、従業員に被扶養者のいるときは、課税対象額が変わるので注意しましょう。

なお、源泉所得税は計算しなくても、従業員ごとの納税額は、国税庁が毎年発表している「源泉徴収税額票」を利用すれば確認することができます。

そのほかに税金を安くする制度として、所得控除以外に「税額控除」という仕組みがあります。

税額控除には、住宅ローン控除や寄付金特別控除などがあります。

税額控除に該当するものがあるかは従業員情報から確認しておくようにしましょう。

住民税

住民税は従業員が住民票を置いている市区町村に納税します。

市区町村役場から郵送されてくる「住民税特別徴収税額の通知書」を確認すれば、控除すべき金額がわかります。確認したらその金額を総支給額から差し引くだけです。


給与計算で初心者が気を付けるポイントは?

給与計算は決まった期間内で複雑な業務を行わないといけません。

ミスを起こさないように細心の注意を払う必要があります。初心者は慣れるまで給与計算を行う際は、以下の2点について特に注意を払うようにしましょう。

従業員情報と勤怠管理の把握

従業員の立場はさまざまですし、勤怠管理、従業員情報を正確に読み取る必要があります。

従業員の情報が更新されていないか毎月確認するようにしましょう。

控除額(手当や保険料など)の変更に伴う反映もれ

従業員の手当などについても毎月確認するようにしましょう。変更があった控除額を反映し忘れるとさかのぼって計算し直すことになり大変です。


まとめ

今回は、給与計算業務の流れを初心者向けに紹介しました。

給与計算はミスが起こりやすい業務でもあります。

毎月同じ流れですが、毎月同じ情報とは限りません。

総給与額、控除額の計算を行う際は、初心者は手当に変更が生じてないか、保険料の改定がないかなど、あらゆることに留意するようにしましょう。

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